“Una buona capacità di risolvere i problemi”. Sembra un’abilità piuttosto fumosa e indecifrabile: cosa si aspettano davvero da te, con il problem solving?
I problemi, piccoli e grandi, sono il pane quotidiano nella vita di tutti noi e siamo pertanto tutti abituati a doverli affrontare. Ma non tutti siamo efficaci nello stesso modo nel risolvere situazioni, ci sono persone più reattive, altre più riflessive; persone che sono capaci di aguzzare l’ingegno, e altre che vedono i problemi, ma faticano a razionalizzare una soluzione.
In ambito lavorativo, il processo di problem solving è uno dei momenti chiave dello sviluppo di un’azienda. Per questo la capacità di problem solving è tra le soft skill, cioè le competenze relazionali e personali, più richieste dagli imprenditori e più presente negli annunci di lavoro.
Che si intende per problem solving?
Il problem solving è la capacità di risolvere problemi, un’attività cognitiva e di comportamento che consente di superare un ostacolo incontrato sul proprio percorso che allontana un obiettivo da raggiungere. Per risolvere un problema non ci si può affidare soltanto a quanto già sappiamo fare. Bisogna trovare un nuovo metodo, guardare il nodo che non riusciamo a sciogliere da un altro punto di vista.
Le capacità di problem solving sono molto ricercate dagli imprenditori, poiché le aziende hanno bisogno di affidarsi a collaboratori in grado di identificare e risolvere i problemi. Il fulcro di questa abilità risiede proprio nella capacità di comprendere quali siano le cause reali, che manifestano il problema. Per esempio, il reclamo di un cliente potrebbe essere visto come “il problema” da risolvere. In effetti, è una complicazione ed è meglio affrontarla subito.
Tuttavia, il reclamo è il sintomo di un problema più grande: cosa ha portato il cliente a lamentarsi? Rispondere a questa domanda significa trovare il problema reale su cui intervenire e risolverne anche i sintomi.
Dunque, cos’è il problem solving? È la capacità di definire un problema, determinarne la causa, identificare e stabilire le priorità, selezionare le possibili soluzioni e decidere quale implementare.
Quali sono le abilità chiave per essere efficaci nel problem solving?
Ora che hai compreso cos’è il problem solving, per essere efficiente nella risoluzione dei problemi avrai bisogno di sviluppare alcune abilità chiave fondamentali. Ecco le più significative e utili, che dovresti allenare.
Pensiero laterale
Utilizzare il pensiero laterale permette di analizzare una problematica o una situazione da punti di vista diversi, invece di ricadere nelle classiche strutture standardizzate del pensiero (quelle più “comode” e spesso più scontate). Questo non significa che il pensiero laterale debba escludere quello verticale, anzi!
Se, però, da un lato non possiamo fare a meno del ragionamento logico, che attinge principalmente dalle informazioni di cui siamo già in possesso e dalle esperienze pregresse, dall’altro il pensiero creativo può essere la chiave di volta per avere una visione diversa dalle strutture fisse cui molto spesso, anche inconsciamente, ricorriamo.
Team working
Il confronto con altre persone ti aiuta a trovare punti di vista diversi, per approcciare il problema e risolverlo. Il team working è un metodo di lavoro efficace che aiuta a creare un gruppo di lavoro coeso, su cui puoi contare per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Intelligenza emotiva
È un’abilità potente, perché ti aiuta a comprendere, usare e gestire con consapevolezza le tue emozioni. Affrontare un problema, o una situazione specifica, può avere su di te un impatto emotivo, che devi saper gestire senza che possa influenzare le tue decisioni.
Affrontare un problema con lucidità ed empatia è l’essenza della self leadership.
Gestione del rischio e Decision Making
Ogni volta che affronti un problema devi essere consapevole che le tue scelte comportano una certa percentuale di rischio. Sviluppare strategie per evitare o gestire i rischi, oppure capire se risolvere un problema convenga davvero, è fondamentale, per non soccombere alla pressione della responsabilità.
Problem solving e processo decisionale sono abilità strettamente correlate. Prendere una decisione è una parte importante del processo di risoluzione dei problemi, poiché spesso ti troverai davanti a più opzioni plausibili e dovrai sceglierne solo una.
Come migliorare questa skill?
Risolvere con efficacia i problemi che ti trovi ad affrontare può ancora sembrarti un’abilità complessa e difficile. Da che parte dovresti iniziare? Ecco un metodo semplice e intuitivo suddiviso in 5 passi, o fasi, che potrà aiutarti nel processo di problem solving.
1) Definisci il problema
Definire il problema implica concentrazione e analisi. Il problema spesso è nidificato sotto a dei sintomi. Qual è la reale natura del problema?
Per agevolarti in questo compito puoi sfruttare la tecnica dei “5 Perché”. Si tratta di partire dal problema evidente e chiedersi “perché si stia manifestando”, sottoponendo l’interrogativo a ogni risposta che ottieni.
Solitamente, bastano 5 livelli di profondità, ma potresti continuare a scavare finché non ti è più possibile ottenere risposte utili, per procedere con una contromisura appropriata.
2) Struttura il problema e genera soluzioni
Dopo aver definito il problema, è necessario raccogliere tutte le informazioni necessarie per aumentarne la comprensione. Durante questa fase genererai una serie di possibili linee d’azione. Nel caso di problemi complessi, un processo di brain storming con il tuo team di lavoro faciliterà l’individuazione delle soluzioni plausibili, che potresti implementare.
3) Prendi una decisione
Questa fase è la più delicata, perché prevede un’attenta analisi delle diverse possibili soluzioni. Qui entra il gioco l’abilità di analisi del rischio. Quindi, devi prendere una decisione che sia in linea con le aspettative di successo ed essere consapevole, nonché pronto, ad affrontare le conseguenze dei possibili rischi.
4) Implementa la soluzione
Infine, prendi la decisione e agisci. Che sia tu a eseguirla o che siano i tuoi collaboratori, assicurati che le linee guida pianificate, per risolvere il problema, siano rispettate.
5) Monitora e raccogli feedback
Il processo di problem solving non si esaurisce con l’attuazione della soluzione individuata, ma richiede un periodo di tempo, per raccoglierne gli esiti. Monitora e raccogli feedback per assicurarti che la soluzione scelta consenta il successo preventivato.
Questi 5 passi possono aiutarti a creare un processo di soluzione dei problemi efficace.