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Inutile dirlo, ci piace il nostro lavoro e non vogliamo dividerlo con nessuno. Ma è giusto fare sempre tutto da soli? E soprattutto, è la scelta più produttiva in un’azienda lavorativa? Non tutti conoscono i vantaggi di saper delegare e rischiano di diminuire i risultati, stressarsi e non raggiungere gli obiettivi per la smania di “non chiedere aiuto”.

Sei oberato di lavoro, hai mille mansioni di cui occuparti, altrettante e-mail a cui rispondere e i meeting della mattina non hanno mai fine. Ti senti intrappolato in un tunnel interminabile di cui non scorgi la fine e vorresti alleggerirti il lavoro in qualche modo, ma tutto il tuo team conta su di te perché sei il loro leader. La soluzione più semplice a cui pensare è proprio delegare!

Ma non è sempre così facile, perchè: “Impossibile! Sono troppo sommerso di lavoro e non ho tempo di spiegare agli altri cosa devono fare e, soprattutto, come lo devono fare” o “Non sia mai! Sono un perfezionista e le cose devono essere fatte come dico io”. Nulla di più deleterio!

Consigliamo sempre di abbandonare questi preconcetti e accettare l’aiuto dei collaboratori: il tuo lavoro, la vita privata e la tua salute ti ringrazieranno. Delegare è un’arte e saperlo fare nel modo giusto è importantissimo.

I Vantaggi

Partendo dal presupposto che non si delega perché non si ha voglia di fare il proprio lavoro, ecco le più importanti motivazioni che devono far capire l’importanza di questa decisione:

  • Più tempo a disposizione. Delegando le mansioni a più persone aumenta inevitabilmente il tempo a tua disposizione. Come sfruttarlo al meglio? Ti puoi concentrare sui tuoi compiti, dedicando loro massima attenzione ed evitando di farli di fretta per paura di non riuscire a fare tutto.

  • Più relax, meno stress. Avendo più tempo e meno mansioni ne consegue che dal punto di vista personale sei di certo più rilassato. Questo ti permette di avere la giusta lucidità per fare il punto della situazione a lavoro e per dedicarti agli affetti personali e ai tuoi hobby.

  • Più fiducia nel tuo team. Se riesci a delegare, allora vuol dire che stai concedendo finalmente fiducia alle persone che lavorano con te. Questo può solo migliorare il clima all’interno dell’azienda e incentivare i dipendenti a dare il massimo. Si sentiranno gratificati e cercheranno di non deludere le aspettative di chi ha creduto in loro.

  • Più velocità nel raggiungere gli obiettivi. Il lavoro di squadra aiuta a pianificare meglio il piano di lavoro e a raggiungere gli obiettivi in maniera spedita e con risultati davvero sorprendenti.

6 step per delegare nel modo corretto

1- Quali attività delegare?

Ti consiglio di stabilire, compilando una tabella a due colonne, quali sono le attività che puoi delegare ai tuoi collaboratori e quelle che invece devi per forza svolgere tu. Magari puoi condividere con i tuoi collaboratori la tabella.

Per definire quali sono le attività che puoi delegare, chiediti se otterresti lo stesso risultato se a svolgerle fosse un’altra persona al posto tuo. Ad esempio, un criterio per distinguere le attività delegabili può essere il grado di difficoltà: se già sai che un certo lavoro risulterebbe difficile per un tuo collaboratore, allora non mettere in difficoltà l’altra persona e scegli qualcos’altro da poter delegare.

2- Due tipi di delega

Non tutte le modalità di delega sono uguali. Possiamo individuare due macro gruppi: la delega sui compiti e quella sulle decisioni

  • Nel primo caso il team leader distribuisce semplicemente “le cose da fare”, costruendo un piano strategico e cronologico a cui i collaboratori devono attenersi.
  • Nel secondo caso viene delegata invece proprio la responsabilità decisionale e gestionale, in modo parziale o interamente. Quello che qui si cerca è l’orientamento all’obiettivo del collaboratore, ad esempio nell’ottica di farlo crescere per fargli assumere un ruolo di gestione in futuro.

3- Il confronto

Chiedi al tuo team di darti feedback in maniera sincera e chiara: sia nel caso in cui il processo di delega non stia funzionando bene, sia nel caso in cui abbiano proposte di miglioramento o addirittura la volontà di essere più coinvolti in qualche progetto ad alta responsabilità, per poter crescere. Tutti i dubbi e le incertezze vanno chiarite e i ognuno deve sentirsi libero di parlare apertamente, anche quando si tratta di chiedere un nuovo progetto o di rinunciare a uno vecchio. I momenti periodici di confronto, di verifica e feedback sono utili per seguire l’andamento delle attività, oltre che essere un fondamentale momento di crescita.

Prima di delegare si potrebbe pensare di organizzare una riunione con tutto il team e capire le disponibilità di ogni collaboratore. È importante comunicare i compiti assegnati in modo chiaro e fugare ogni dubbio prima di iniziare a lavorare alla nuova mansione. Se affidi un compito a una persona esperta, ascolta anche il suo parere e le sue idee sul progetto; se ti affidi a una persona con poca esperienza, assicurale il tuo supporto in qualsiasi momento.

4- Scegliere le persone giuste

Dopo aver chiesto e aver ascoltato, valuta tutte le abilità e le esperienze dei tuoi collaboratori, assegna il compito in base alla capacità, le passioni e le caratteristiche personali di ciascuno. Circondati di persone motivate e dinamiche, che prendano l’iniziativa e abbiano voglia di imparare. Il delegato non deve aver paura di chiedere informazioni e delucidazioni sul compito da svolgere o lasciarsi intimidire dalle nuove sfide: sicuro delle proprie capacità, deve mettersi in gioco serenamente. 

5- Procedere in modo graduale 

La delega deve essere alla base delle attività del team, come progetto di crescita per ogni membro. È necessario, ad ogni modo, procedere a piccoli passi, partendo dalle attività più semplici e incrementando via via le responsabilità: questo sarà utile per adattarsi pian piano alle nuove dinamiche ed evitare che qualcuno possa sentirsi inadeguato.

6- Essere pronti a monitorare il lavoro senza intromissioni 

Come abbiamo detto, i momenti di feedback e confronto sono necessari, ma gli interventi da parte del delegante non devono mai essere invasivi e opprimenti. Ogni dipendente deve essere libero di svolgere e organizzare il lavoro come meglio crede e, se necessario, anche di sbagliare. Attenzione alle critiche (devono sempre essere costruttive!) e largo ai complimenti: sono lo stimolo per essere sempre motivati a svolgere il proprio lavoro.

Una volta affrontati questi 6 step avrai riservato per te tutti quei compiti che preferisci svolgere in autonomia e sui quali vuoi mantenere il controllo.

Ma assicurati in ogni momento che tutti abbiano compreso perfettamente il loro ruolo e lo svolgano senza distrazioni. Delegare è vantaggioso se fatto con criterio e con la convinzione di migliorare la propria realtà lavorativa. Non è affatto un modo per lavorare meno, ecco perché la presenza del leader deve sempre essere vigile e rimanere un punto di riferimento per tutte le fasi del lavoro.